СКАЗКА О ПОТЕРЯННОМ ВРЕМЕНИ

Бывает, меня упрекают в том, что мои колонки слишком далеки от повседневной жизни. Постиндустриальное общество, ИТ-директора, инновационные волны — как все это далеко от нашей работы, говорят некоторые. Вы нам дайте что-то практическое. О-кей.

Вот недавно компания Microsoft обнародовала результаты масштабного исследования производительности труда офисных работников (38 тысяч респондентов из 200 стран). Результаты неутешительные: заседания и электронная почта являются основными пожирателями рабочего времени, съедая его третью часть. В среднем человек получает в день 42 письма (а вы сколько? я больше), значительная часть их требует ответа, другая значительная часть рассылается по спискам и, вообще говоря, для этого человека бесполезна. Совещания еще хуже: они съедают свыше 5 часов в неделю, при этом две трети опрошенных указывают на их полную бесполезность.

Я предлагаю вам несколько простых правил для борьбы с совещаниями и электронной почтой. Если они покажутся вам банальными, я вас поздравляю: значит, вы работаете в передовой компании.

Вот правила для борьбы с совещаниями, которые вы можете внедрить прямо сейчас (если вы начальник) или убедить начальника сделать это:

  1. Если совещание служит для ознакомления людей с некоторой информацией, попробуйте набрать ее на компьютере и разослать им вместо совещания. Конечно, от вас потребуется больше усилий. Пусть это займет час времени. Однако потеря одного человеко-часа на изложение информации плюс еще немного на ознакомление с ней остальных — это лучше, чем потеря получаса множеством людей (несложно подсчитать, сколько человеко-часов при этом теряется). Еще одна выгода — остается документ.
  2. На каждом совещании назначайте ответственного за ведение протокола и рассылку его после совещания. Вы увидите, что многим сотрудникам (не участвующим в принятии решений) станет не нужно ходить на совещания — достаточно будет ознакомиться с протоколом. А как приятно будет, когда окажется, что на некоторые совещания вы можете и сами не ходить!
  3. Следующий шаг: перед каждым совещанием назначайте ответственного за рассылку документов, имеющих отношение к рассматриваемому вопросу. Вы сэкономите массу человеко-часов на ознакомление всех с информацией и сможете сразу перейти к решению проблем. А если и проект решения будет заранее готов и разослан, тогда совещание может занять минут десять!
  4. Наконец, вы можете заменить совещание коллективной работой с документом средствами, например, Microsoft Word (вопрос, как это сделать, выходит за рамки нашей колонки). Подсчитайте затрачиваемое время в одном и в другом случае, и если выигрыш налицо — попробуйте.

Заметим, что если совещание нужно для «накачки» или для поддержания имиджа начальника — его не заменить электронной почтой. Зато как бороться с такими совещаниями, хорошо изложено у С.Н.Паркинсона. И не пытайтесь ликвидировать совещания вообще — нужно же когда-то встречаться, чтобы не забыть лица друг друга.

А вот правила борьбы с электронной почтой, которые вы можете использовать прямо сейчас. Все они требуют от вас определенных усилий, но помните о простом библейском законе: поступай с другими так, как хочешь, чтобы они поступали с тобой. Следуя этим простым до банальности правилам, вы сэкономите время другим, а они, не исключено, последуют вашему примеру и сэкономят время вам.

  1. Всегда внятно пишите тему письма — это позволит другим понять, насколько письмо важно и к чему относится.
  2. Пользуйтесь тремя уровнями важности: не используйте без нужды отметки высокой важности, а письма, не требующие ответа, помечайте низкой важностью (их можно прочесть в конце дня, когда работоспособность и так невысока).
  3. В ваших ответах удаляйте неважные строки исходного письма (особенно в рассылках), чтобы не приходилось читать одно и то же.
  4. Четко отделяйте ваш ответ от исходного текста (например, в plain text всегда оставляйте пустую строку между вашим текстом и исходным; в HTML можно пользоваться цветом).
  5. Не загромождайте рассылки мелкими малозначащими замечаниями — их можно отправить личным письмом, а поменять поле «кому» недолго.

Надеюсь, теперь вы знаете, как сэкономить время и повысить производительность труда. Осталось объяснить это коллегам и начальству.

Написано в мае 2005 года